Hiện trạng

KỲ VỌNG	THỰC TẾ
Tương tác linh hoạt và không phụ thuộc không gian, thời gian	Cuộc họp bị giới hạn trong một không gian hẹp (phòng hop cụ thể)
Dễ dàng theo dõi toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp	Khó nắm bắt nội dung nếu không trực tiếp tham dự
Tham dự họp đúng giờ, hạn chế nhắc lịch, đôn đốc cán bộ tham dự họp đúng giờ	Dễ quên lịch, sót lịch (Giấy mời gửi qua đường văn bản). Giấy mời nhiều khi không đến tay người được mời
Có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu, giảm thời gian, nâng cao chất lượng cuộc họp	Không có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu họp (thường phát tài liệu khi tới tham dự họp)
Dễ dàng tra cứu tài liệu họp đối với các cuộc họp đã kết thúc	Không có phương tiện lưu trữ nội dung họp (không thể xem lại tài liệu họp trong quá khứ – tài liệu họp sau khi kết thúc thường thất lạc)
Tổng hợp đúng, đầy đủ các nội dung ý kiến của các đại biểu tham gia tại cuộc họp	Tốn nhiều thời gian cho việc soạn thảo kết luận cuộc họp, dễ thiếu ý, sai ý trong việc tổng hợp ý kiến, kết luận cuộc họp

Giải pháp

1. Quản lý thông tin cuộc họp: nghiên cứu tài liệu, chuẩn bị ý kiến, tra cứu lịch sử họp
2. Biểu quyết online: Tạo nội dung và biểu quyết trực tuyến
3. Nhắc lịch tự động: SMS hẹn giờ, App, Email.
4. Gỡ bằng cuộc họp: Chuyển đổi giọng nói sang văn bản, hạn chế tối đa việc quên, sót nội dung phát biểu của đại biểu
5. Đảm bảo các quy trình tổ chức cuộc họp: Tổ chức của cuộc họp giống các cuộc họp truyền thống.

Mô hình nghiệp vụ

Mô hình triển khai

Cán bộ đăng ký lịch

Đăng ký lịch họp trên hệ thống.	Upload các nội dung tài liệu tương ứng
Khởi tạo các thông tin cơ bản về lịch họp	Upload nội dung giấy mời và phân quyền tham dự

Cán bộ phê duyệt lịch

• Tiếp nhận danh sách các lịch họp được đăng ký tổ chức, xem xét nội dung lịch họp.
• Chỉnh sửa hoặc thay đổi nội dung cuộc họp, đại biểu tham dự.
• Phê duyệt hoặc từ chối lịch họp.

Thư ký cuộc họp

• Kiểm tra giám sát việc tiếp cận tài liệu của các đại biểu.
• Thông báo, nhắc nhở lịch họp cho đại biểu qua ứng dụng phần mềm (SMS,email).
• Điểm danh cán bộ tham dự.
• Hỗ trợ chủ trì cuộc họp trong quá trình diễn ra cuộc họp.
• Bắt đầu và kết thúc cuộc họp, nội dung họp, bổ sung tài liệu trong quá trình họp.
• Ghi nhận ý kiến kết luận cuộc họp (chuyển tiếng nói sang văn bản)
• Tạo biểu quyết cho nội dung họp.
• Thống kê, tổng hợp ý kiến đại biểu tham dự trước và trong cuộc họp.
• Upload kết luận cuộc họp.

Đại biểu tham dự

Tiếp nhận giấy mời	Đóng góp ý kiến (trước, trong và sau cuộc họp)
Ủy quyền tham dự họp	Tham gia biểu quyết trên phần mềm
Xem trước văn kiện kỳ họp	Ý kiến và xem tổng hợp ý kiến trực tuyến (tự động chuyển từ ý kiến sang văn bản ngay trong phiên họp)

Văn thư theo dõi Gỡ băng trực tiếp cuộc họp

• Chuyển tiếng nói sang văn bản thời gian thực
• Độ chính xác trên 90%
• Văn bản được chuẩn hóa (tên riêng, số, dấu câu)
• Xuất nội dung họp bất kỳ lúc nào (docx, pdf)
• Nghe lại audio đã phát biểu

Gỡ băng trực tiếp và Biểu quyết trực tuyến

Mô hình chức năng

1. Quản lý cuộc họp:
   • Đăng ký lịch, phê duyệt lịch
   • Nhắc lịch họp (sms, email, App)
2. Giám sát điều hành cuộc họp:
   • Bổ sung thành phần tham dự, tài liệu phục vụ họp
   • Tạo biểu quyết Tổng hợp ý kiến
   • Kết thúc, đăng tải kết luận cuộc họp.
3. Tham dự họp:
   • Nghiên cứu tài liệu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự cuộc họp
   • Tham gia góp ý trước nội dung tài liệu cuộc họp trước khi cuộc họp diễn
   • Tham gia phát biểu ý kiến trong cuộc họp hoặc tham gia biểu quyết trên giao diện phần mềm

Hoạt động trên nền tảng Web

Sử dụng trình duyệt Chrome, FireFox, IE
Hiển thị kết quả thời gian thực
Chỉnh sửa/ hiệu chỉnh trực tuyến
Xuất biên bản họp tức thì
Môi trường làm việc cộng tác.

Cách thức triển khai

On-Premise

Triển khai trên nền tảng hạ tầng máy chủ của khách hàng:
Sử dụng hạ tầng máy chủ sẵn có
Bảo mật dữ liệu tuyệt đối
Chủ động trong quản trị, vận hành hệ thống.